Różnice kulturowe w biznesie – 8 rzeczy, o których musisz pamiętać

Świat to globalna wioska – od pewnego czasu te słowa brzmią w naszych uszach jak mantra. Nic dziwnego. Każdego dnia zalewa nas potok informacji z całego świata. Granice kulturowe się zacierają. Amerykanin zajada sushi, Japonka ubiera się we francuskich butikach, a Turek, Niemiec i Włoch spacerują po tej samej londyńskiej ulicy. Z mieszanką kultur coraz częściej spotykamy się także w biznesie, nie tylko w wielkich korporacjach, ale także w mniejszych firmach. Czy to znaczy, że relacje biznesowe na całym świecie buduje się w ten sam sposób? Niekoniecznie. Choć globalizacja zacieśnia więzy, różnice kulturowe w biznesie mogą spowodować niemałe turbulencje w funkcjonowaniu firmy. Jak nie dać się zaskoczyć kulturowym niuansom? Co zrobić, by Twoje kontakty biznesowe z przedstawicielami innych kultur były przyjazne i efektywne? Oto kilka wskazówek, o których musisz pamiętać.

Różna kultura, różne reguły

Nim jednak przejdziemy do teorii, zobaczmy, jak odrębności kulturowe mogą negatywnie wpływać na ocenę naszej pracy.

Internet obfituje w przykłady zabawnych, a innym razem dość poważnych tego typu wpadek w świecie pracy. Jedna z takich historii przydarzyła się Charlotte, pochodzącej z RPA menadżerce zatrudnionej w japońskiej korporacji. Kobieta zawsze solidnie wypełniała swoje obowiązki, wychodząc z pracy dopiero po zrealizowaniu wszystkich ważnych zadań. Bardzo często zostawała w niej nawet dłużej, niż przewidywał to jej grafik. Mimo to, od czasu do czasu, japońscy współpracownicy rzucali dziwne spojrzenia w stronę szykującej się do wyjścia Charlotte. Dlaczego? Po pewnym czasie okazało się, że przy kilku okazjach kobieta opuściła biuro wcześniej niż jej przełożony. Choć teoretycznie wypełniła wszystkie swoje obowiązki, w japońskiej kulturze jej zachowanie postrzegane było jako brak szacunku w stosunku do osoby na wyższym stanowisku.

Komunikacja międzykulturowa – na co zwrócić uwagę?

Jak w takim razie ominąć podobne kulturowe pułapki? Przyjrzyjmy się kilku aspektom, na które warto zwrócić uwagę.

1. Gesty i mowa ciała

Nie jest tajemnicą, że komunikacja niewerbalna stanowi kluczowy element w relacjach międzyludzkich. Ale uważaj! Nie wszędzie te same gesty czy mimika wyrażają podobną treść. Podczas gdy w Europie czy Stanach Zjednoczonych uniesiony do góry kciuk kojarzy się z sukcesem, aprobatą i okazywanym wsparciem, dla mieszkańców Bliskiego Wschodu może mieć czasem obraźliwe znaczenie.

Popularne w USA czy większości krajów europejskich „OK”, czyli kółko utworzone z kciuka i palca wskazującego, w Polsce oznacza także wysoką jakość (co wzięli sobie do serca twórcy Jana Niezbędnego…). Dla odmiany, w Japonii gest ten symbolizuje pieniądze. Wystrzegaj się go jednak w krajach śródziemnomorskich i w Ameryce Łacińskiej ze względu na jego negatywne konotacje o seksualnym zabarwieniu.

Mowa ciała w biznesie nie sprowadza się tylko do samych gestów. Jeżeli chcesz uniknąć nieprzyjemności w rozmowach z partnerami z Tajlandii, pamiętaj, by nie kierować w ich stronę stóp, uważanych w tym kraju za nieczyste (w przeciwieństwie do głowy, uważanej za świętą część ciała).

Szczególną uwagę musisz zwrócić na znaczenie kontaktu wzrokowego w danym kraju. W świecie arabskim (a także w południowej Europie) przybiera on dosyć intensywną formę. Co innego w krajach Dalekiego Wschodu, takich jak Chiny lub Japonia. Mieszkańcy tych państw preferują niebezpośredni kontakt wzrokowy, a złamanie tej niepisanej umowy świadczy o braku szacunku dla rozmówcy, zwłaszcza starszego czy bardziej doświadczonego.

W zależności od długości i szerokości geograficznej zmienia się również podejście do dystansu przestrzennego między rozmówcami. Hiszpanie bez wahania staną 20-35 cm od Ciebie, przyjacielsko poklepując Cię po plecach. Takie zachowanie byłoby jednak zupełnie niedopuszczalne dla Japończyków, dla których zbyt mała odległość między rozmówcami to przejaw złego wychowania i braku wyczucia.

2. Styl komunikowania się

Bez komunikacji nie ma porozumienia. To wiemy wszyscy. Pytanie brzmi: jak się komunikować? Okazuje się, że w zależności od miejsca pochodzenia Twoich rozmówców możesz zaobserwować kilka różnych postaw.

Osoby wywodzące się z kultur azjatyckich cenią sobie ciszę, harmonię i przemyślane odpowiedzi. Nie przerywają rozmówcy – mało tego, po każdej zakończonej wypowiedzi pozwalają na chwilę ciszy, która niejednokrotnie wprawia w konsternację ich zachodnich partnerów, klientów czy współpracowników. Ta chwila pauzy pozwala im na zanalizowanie tego, co właśnie usłyszeli, oraz przygotowanie własnych argumentów. Zbyt szybka wymiana zdań może być w ich odczuciu lekceważąca.

Zdecydowana większość Europejczyków również nie pochwala przerywania czy wchodzenia w słowo. Nie przeszkadza im to jednak na płynne przechodzenie od jednej wypowiedzi do drugiej. Jednak nawet taka forma komunikacji może być zbyt mało „angażująca” dla Włochów czy Hiszpanów, dla których wtrącenie się w wypowiedź rozmówcy lub przekrzykiwanie go może być najzwyklejszą formą okazania zainteresowania. Oczywiście wszystko w zawrotnym tempie i przy niemałej głośności.

3. Przywództwo i podejmowanie decyzji

Wspólnie wypracowany kompromis czy bezdyskusyjny nakaz od szefa? Ile kultur, tyle różnych stylów przywództwa i podejmowania decyzji. Generalnie można jednak dostrzec pewne tendencje. W królestwie biznesu w krajach skandynawskich i anglosaskich panuje raczej swobodny ustrój, a pracownicy, niczym Rycerze Okrągłego Stołu, nie przejmują się zbytnio swoim miejscem w strukturze firmy. Drabinka hierarchiczna pełni za to dosyć ważną rolę w Azji, Ameryce Łacińskiej czy Europie Wschodniej.

Co ciekawe, nie zawsze styl przywództwa przekłada się w stu procentach na mechanizm podejmowania decyzji. Przykładowo, japońscy biznesmeni wolą uzgodnić działania swojego przedsiębiorstwa na forum, szukając porozumienia wśród wszystkich zainteresowanych. Równocześnie należą jednak do grupy społeczeństw szczególnie przywiązanych do hierarchii i szacunku dla przełożonego.

4. Feedback

Chyba każdy chciałby dowiedzieć się, jak inni ludzie postrzegają jego pracę. Tego rodzaju informacja zwrotna, czyli feedback, może jednak wyglądać zupełnie inaczej w różnych kulturach. Holender czy Francuz otwarcie powie Ci, co musisz poprawić w swoim biznesowym wystąpieniu. Jeżeli jednak myślisz, że usłyszysz to samo od Chińczyka czy Kenijczyka, jesteś w błędzie. Rozumienie grzeczności w ich kulturze nie pozwala im na zbyt bezpośrednią informację zwrotną. O podobnych niuansach musisz pamiętać także wtedy, kiedy to do Ciebie należy ocena  pracownika czy kolegi z biura. Niektórzy poczują się mocno dotknięci, jeżeli bez owijania w bawełnę powiesz, co należałoby zrobić lepiej (nawet, jeżeli Twoje intencje są szczere i przyjacielskie). Z kolei osoby z innych kręgów kulturowych mogą nie zrozumieć Twoich delikatnych aluzji i stwierdzić, że skoro nie mówisz wprost o popełnionych przez nie błędach, to znaczy, że wcale ich nie było.

5. Punktualność

O której godzinie stawić się na spotkaniu? Różnice kulturowe dają o sobie znać także wtedy, gdy w grę wchodzi punktualność. Kiedy Polak czy Niemiec planuje rozmowę z mieszkańcami krajów Południa, warto by miał w pamięci klasyczne już powiedzenie: my mamy zegarki, oni mają czas. Może się okazać, że szef nie skończył jeszcze poprzedniego meetingu, kolega z biura dopiero dojeżdża, a biznesowy partner pojawia się na spotkaniu z szerokim uśmiechem i równie dużym spóźnieniem. Choć, uwaga, elastyczne podejście do czasu nie musi być regułą. Przykładowo, Hiszpanie znani są ze swojego niespiesznego stylu bycia, jednak (zwłaszcza w firmach międzynarodowych) z szacunku dla rozmówcy starają się przychodzić na umówioną godzinę

6. Sposób prezentacji pomysłów lub produktów

Prezentacje biznesowe? Tak, tutaj też możesz zauważyć pewne rozbieżności! Amerykanie czy Brytyjczycy nastawieni są na praktykę. Nie interesuje ich teoria (przynajmniej nie za bardzo), wolą skupić się na działaniu. Chcesz przedstawić im swój produkt? Powiedz o korzyściach, jakie przynosi. Zaraź optymizmem odnośnie do jego przyszłego działania. Jeżeli jednak spotykasz się z partnerami z Indii czy Chin, skup się przede wszystkim na tym, co wydarzyło się do tej pory: sukcesach, osiągnięciach, opiniach o produkcie. Warto nawiązać również do historii firmy i prezentowanych przez nią wartości.

7. Negocjacje

Na horyzoncie pojawia się potencjalny klient lub partner do współpracy. Twoim zamiarem jest zakasać rękawy i jak najszybciej doprowadzić do udanego dealu. To zrozumiałe, ale… nie dla wszystkich. Amerykanie mają zapewne podobne plany, dlatego z prawdziwie pragmatycznym podejściem będą dążyć do sprawnego podpisania kontraktu. Inaczej jednak mają się kontakty biznesowe w takich krajach, jak np. Hiszpania czy Chiny. Zanim dojdzie do porozumienia, potencjalni kontrahenci chcą upewnić się, czy jesteś uczciwy i czy masz życzliwe zamiary. Możesz spodziewać się więc wyjścia na wspólny obiad czy do baru z karaoke (w Finlandii nawet do sauny). Dlatego zamiast okazywać niecierpliwość w zawieraniu interesów, postaw lepiej na budowanie relacji i pozytywne nastawienie.

8. Tradycje i zwyczaje religijne

Co kraj, to obyczaj – bez wątpienia powiedzenie to nabiera szczególnego znaczenia w relacjach biznesowych. Różnice kulturowe bardzo często widoczne są w przywiązaniu do tradycyjnych wartości czy nakazów religijnych. Niejednokrotnie nieświadome faux pas w tych tematach może skutkować zerwaniem negocjacji i szczerym wzburzeniem drugiej strony. Często wiele rozbija się o bardzo drobne gesty. W kulturze hinduskiej czy arabskiej niedopuszczalne jest wręczanie wizytówek lewą ręką, która uważana jest za nieczystą. Nie powinno się także umawiać spotkań w okresie Ramadanu. Zgodnie z zasadami islamu, pewnym regułom podlegają także relacje między partnerami biznesowymi różnych płci.

W relacjach biznesowych z przedstawicielami krajów azjatyckich stale pamiętaj o hierarchii społecznej. Zwracaj się do osób na podobnym stanowisku lub tych, które pełnią najwyższą funkcję w grupie, dając do zrozumienia, że darzysz je szacunkiem. Dla pewności przećwicz także lekki ukłon na powitanie, który może w tych państwach zastępować podanie ręki.

Nie okazuj także zdziwienia na widok kolorowych strojów Twoich kongijskich współpracowników czy klientów. Choć schludność i elegancja jest dla nich ważna, równie wielką rolę pełni dla nich kreatywność i własna inwencja.

Problemy z kulturą? Sprawdź, jak ich uniknąć

No dobrze, powiesz, wiadomo już, z jakimi trudnościami wiąże się praca w międzynarodowym środowisku. Jednak ogrom rzeczy, na które należałoby zwrócić uwagę (a które najzwyczajniej w świecie po prostu nigdy nie przyszły Ci do głowy), może przerażać. Panikować? Ależ skąd. Choć oczywiście nigdy nie przewidzisz wszystkich niespodziewanych sytuacji, istnieją sposoby, dzięki którym wkroczysz w świat kulturowej różnorodności z podniesionym czołem. Co zatem możesz zrobić?

1.  Kształć się – im więcej będziesz wiedzieć, tym mniejsze prawdopodobieństwo,  że bariera kulturowa stanie na drodze do rozwoju Twojego biznesu.

2.   Weź udział w szkoleniu – na rynku dostępnych jest wiele kursów z komunikacji międzykulturowej (ang. cross cultural trainings). Najlepiej zaproponuj wspólny udział w takim wydarzeniu Twoim współpracownikom. Dzięki temu Twoja firma będzie dobrze przygotowana na wyzwania wynikające z zagranicznych kontaktów biznesowych.

3. Ustal zasady działania ze swoimi współpracownikami – jeżeli Twój zespół składa się z osób pochodzących z różnych zakątków świata, najlepiej na samym początku pracy ustalić pewne wspólne reguły i strategie. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych spięć i konfliktów, a co za tym idzie, zapewni lepszą integrację Twojego teamu.

4. Słuchaj i pytaj – jeżeli nie rozumiesz czyjegoś zachowania, nie bój się zapytać. Może się okazać, że to, co bierzesz za nieśmiałość, wrogość lub brak odpowiedzialności, wynika z różnic kulturowych. Zamiast przedwcześnie oceniać, lepiej posłuchaj, co ma do powiedzenia na ten temat Twój zagraniczny klient, szef czy koleżanka z zespołu.

5.  Obserwuj – nie wiesz, co robić w danej sytuacji? Zobacz, jak zachowują się inni. To czasami najprostszy sposób na uniknięcie kulturowej gafy.

Przydatne publikacje o biznesie międzynarodowym

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat różnic kulturowych, warto sięgnąć po nieco bardziej specjalistyczną literaturę. Jedną z książek, które mogą poszerzyć Twoją wiedzę (a która została częściowo wykorzystana przy tworzeniu tego artykułu), jest The Culture Map pióra Erin Meyer. Autorka porównuje zachowanie osób odmiennych narodowości w ośmiu kluczowych dziedzinach zarządzania i prowadzenia biznesu, umieszczając poszczególne kraje na opracowanej przez siebie ośmiostopniowej skali.

Kolejna pozycja, która może Cię zaciekawić, to Różnice kulturowe w biznesie Radosława Zenderowskiego. Polski socjolog i politolog tłumaczy w niej m.in.: jakich prezentów nie wręczać w trakcie spotkania biznesowego, czy wypada podarować komuś kwiaty, na jakie religijne zasady trzeba uważać lub co zrobić, by biznesowi partnerzy z innego kraju spojrzeli na nas przychylnym okiem.

Jeśli interesują Cię zawodowe kontakty z mieszkańcami innych kontynentów, możesz zajrzeć także do opracowanej przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (i umieszczonej na jego stronie) publikacji pt. Różnice kulturowe w międzynarodowych relacjach biznesowych. Dzięki temu dowiesz się, jak planować spotkania biznesowe z firmami z pozaeuropejskich państw, a także na co uważać w ich trakcie.

Podsumowując…

To tylko niektóre propozycje. Z pewnością możesz znaleźć także wiele innych książek i prac na ten temat. Jedno jest pewne – znajomość zachowań, tradycji i poglądów obowiązujących w innych krajach może mieć fundamentalne znaczenie dla rozwoju Twojego biznesu.  Oczywiście wiele zależy od osobowości i cech charakteru konkretnej osoby. Nie wszystkie trudności w komunikacji wynikają przecież z odmienności kulturowej. Niemniej, wiedza na temat potencjalnych różnic z pewnością pozwoli Ci uniknąć wielu przykrości i nieporozumień. Nie czekaj więc, ale zacznij poznawać inne kultury! A może interesuje Cię, jak tradycja, religia czy światopogląd panujące w danym kraju mogą wpływać na świat reklamy? W takim razie zerknij na poświęcony temu zagadnieniu artykuł, który już niebawem ukaże się na naszej stronie.