Jak napisać notatkę prasową i zjednać sobie dziennikarzy?

Kontakt z mediami (tzw. media relations) to obok budowania wizerunku, kształtowania strategii komunikacji i polityki informacyjnej firmy jeden z codziennych obowiązków osób odpowiedzialnych za public relations. Ułatwia dotarcie do określonej grupy odbiorców z informacją o wydarzeniach z ostatniej chwili, premierach, produktach i usługach albo zmianach strukturalnych. Jednym ze sposobów kontaktu z mediami jest notatka prasowa. Jak ją napisać, aby przyciągnąć uwagę dziennikarza i skutecznie poinformować Internautów o nowościach z Twojej firmy?

Z tego poradnika dowiesz się m.in.

• o 4 najważniejszych zasadach tworzenia notatek,
• z jakich 7 elementów składa się komunikat do prasy,
• jak utrzymać uwagę czytelników na 5 sposobów,
• jakich kategorii tematycznych może dotyczyć notka,
• jakie są 4 sposoby dystrybucji komunikatów,
• dlaczego dziennikarze nienawidzą plików PDF.

Notka prasowa – podstawowe narzędzie pracy PR-owca

Komunikat prasowy to krótki tekst dziennikarski o charakterze informacyjnym. Korzystają z niego korporacje, koncerny i organizacje – nierzadko mające najmocniejszą pozycję w branży, np. Walmart, Microsoft lub Netflix. Jej głównym zadaniem jest przekazanie najważniejszych informacji o wybranych działaniach firmy na rynku. Chodzi o wydarzenia najbardziej istotne z punktu widzenia grupy docelowej organizacji. 

Notatki do prasy dzielą się na:

• newsowe – opisujące najważniejsze wydarzenia i przedsięwzięcia,
• poradnikowe – zawierające praktyczne wiadomości dla użytkowników.

Obowiązek przygotowywania komunikatów w organizacji należy do osoby odpowiedzialnej za PR. Zajmuje się ona zarówno napisaniem notki, jak i jej dystrybucją do odpowiednich mediów – lokalnych, ogólnokrajowych lub globalnych. Odbywa się to poprzez kontakt z dziennikarzem. To od jego aprobaty zależy publikacja komunikatu. Według raportu Polskiej Agencji Prasowej nawet 77% dziennikarzy w Polsce korzysta z tej formy wypowiedzi w mediach.

Jak napisać notatkę prasową, która przyciągnie uwagę publicysty, a jednocześnie przekaże niezbędne informacje Twoim odbiorcom?

Najważniejsze zasady pisania notek do prasy

Angażujący temat – przydatny i na czasie

Pisząc komunikaty poradnikowe, zastanów się nad tematem każdego z nich. Poruszając się w obszarze Twojej branży, weź pod uwagę aktualne wydarzenia, sezonowość, trendy wśród użytkowników oraz ich potrzeby. Zastanów się, o czym chcieliby się dowiedzieć, czytając Twoje notki. Dopilnuj, aby przekazywane informacje były aktualne. Zanim zabierzesz się do pracy, koniecznie skorzystaj z darmowego narzędzia Google Trends.

Zawartość komunikatu – prosta i obiektywna

Twoja notka powinna informować o zagadnieniu w przystępny sposób, poruszać sedno sprawy i zawierać wyłącznie konkretne informacje na jej temat. Dąż do tego, aby pozostała zwięzła, a jednocześnie obfita pod względem merytorycznym. Unikaj bogatych opisów, wyszukanego języka i trudnego słownictwa branżowego. Posługuj się prostym językiem, zrozumiałym dla Twoich odbiorców.

Wystrzegaj się treści reklamowych, opinii i określeń wartościujących, takich jak przymiotniki. Używaj trzeciej osoby liczby pojedynczej. Sprawdź, czy opierasz się na potwierdzonych faktach. Twoim celem jest napisanie krótkiej notatki, zawierającej zweryfikowane informacje i przyjazną strukturę treści, która ułatwi użytkownikom zapoznanie się z całością tekstu.

Zasada 5W + H – pięć pytań, na które odpowiada każda notka

Skrót 5W + H to akronim z języka angielskiego, opisujący zestaw pięciu podstawowych pytań: what?, who?, when?, where?, why? (co?, kto?, kiedy?, gdzie?, dlaczego?). Litera H oznacza dodatkowe, szóste pytanie: how? (jak?). Dobra notka prasowa odpowiada na wszystkie już we wstępie. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich.

• Kto: Kogo lub czego dotyczy notka? Kto pełni rolę głównego bohatera? Może to być firma, produkt, nowy prezes zarządu, wydarzenie, sponsor itd.
• Co: Na jaki temat jest komunikat? Co się dzieje, że chcesz o tym poinformować odbiorców?
• Gdzie: Gdzie będzie miało miejsce zdarzenie, o którym opowiadasz? Jaka lokalizacja ma znaczenie z punktu widzenia komunikatu?
• Kiedy: Kiedy odbędzie się wydarzenie lub premiera produktu? Jakie są ramy czasowe informacji?
• Dlaczego: Z jakiego powodu publikujesz informację w prasie? Jaki masz w tym interes?
• Jak: Jakie znaczenie ma komunikat dla Twoich czytelników? W czym chcesz im pomóc lub do jakiego działania nakłonić? Co jest celem notki?

Metoda odwróconej piramidy, czyli najważniejsze na początku

Mowa o tzw. piramidzie dziennikarskiej – technice, która zakłada umieszczenie najistotniejszych informacji na samej górze tekstu. Zgodnie z tą metodą Twoja notka powinna prezentować trójstopniowy układ treści.

• W pierwszych kilku zdaniach wstępu zawrzyj odpowiedzi na pytania: kto?, co?, gdzie?, kiedy?, dlaczego? oraz jak?. Postępuj zgodnie z zasadą 5W + H.
• Dalsza cześć tekstu powinna rozwijać temat o kolejne istotne szczegóły. W tym miejscu możesz przywołać czyjąś wypowiedź i zamieścić wypunktowania.
• Zakończenie wypowiedzi to czas, aby poruszyć ewentualne wątki poboczne, podsumować powyższe i wezwać czytelników do podjęcia działania.

Anatomia i wzór skutecznego komunikatu prasowego

Dowiedz się, jak powinna być zbudowana notka do prasy. Poznaj 7-punktową strukturę komunikatu, dzięki której zyskasz uznanie publicysty i zaangażujesz czytelników. Zobacz, czym charakteryzuje się każda z sekcji i naucz się projektować je krok po kroku. Poniższą listę potraktuj jako format dokumentu, który prześlesz dziennikarzowi w wiadomości mailowej.

Data publikacji i oznaczenie

W prawym górnym rogu notatki umieść datę wydania komunikatu z informacją dla publicysty, kiedy ma się pojawić w mediach. Posługuj się oznaczeniami: „do natychmiastowej publikacji”, jeżeli chcesz, aby dziennikarz od razu przekazał notkę do redakcji, albo „wstrzymać wydanie do” w przypadku, gdy zaplanowałeś określoną datę publikacji. Jeżeli chcesz powiązać notkę z określoną lokalizacją, obok daty uwzględnij miasto wydania. Po lewej stronie dopisz: „informacja prasowa”, aby dokument został odpowiednio zakwalifikowany.

Nagłówek – chwytliwy i rzetelny

Tytuł notki powinien wystrzegać się języka reklamy i tzw. clickbaitu. Nie oznacza to, że ma być on suchą, logiczną informacją. Niech jak najlepiej reprezentuje treść komunikatu. Pamiętaj, aby skonstruować nagłówek angażujący i łatwy do zrozumienia. Taki, który oprócz nazwy opisywanego wydarzenia lub produktu uchyli rąbka tajemnicy o jego kontekście. W miarę możliwości posługuj się czasownikami w stronie czynnej. Używaj czasu teraźniejszego, nawet jeśli zdarzenie miało miejsce w przeszłości. Aby zwiększyć zainteresowanie, możesz także wykorzystać liczby.

Chcesz wiedzieć, jak skonstruować magnetyczny nagłówek? Przeczytaj artykuł: Jak stworzyć skuteczny nagłówek, dzięki któremu każdy będzie chciał przeczytać Twój tekst?

Lead (ew. wstęp, zajawka) – wąskie gardło komunikatu

Pierwszy akapit potraktuj jako streszczenie całej notki. Jest to miejsce, na przekazanie podstawowych informacji zgodnie z zasadą 5 pytań. Tych kilka wersów na początku tekstu zadecyduje o zdobyciu przychylności publicysty. Pamiętaj, to właśnie na tym etapie komunikaty są przez nich najczęściej odrzucane.

Rozwinięcie i dodatkowe materiały

Kolejne akapity posłużą Ci do zaprezentowania faktów i rozwinięcia poruszonej we wstępie kwestii. To czas na listę punktorów i krótkie opisy. Przykładowo, jeśli tematem komunikatu jest wydarzenie – przedstaw jego harmonogram. Informujesz o premierze produktu? Wypunktuj jego parametry!

Zastanów się również, jak możesz uwiarygodnić to, o czym napiszesz – czy będą to konkretne liczby, a może wypowiedzi ekspertów? Rozwinięcie to doskonała okazja na krótki cytat z przemówienia, komentarz prezesa firmy lub innej osoby. Możesz także przywołać wątki poboczne, o ile wnoszą wartość w kontekście całego przekazu.

Wezwanie do działania, czyli dalsze kroki

Jakie działanie mają podjąć Twoi czytelnicy po przeczytaniu notki? Co dla nich przygotowałeś albo z czym chcesz ich zostawić? Zakończenie komunikatu to odpowiednia sekcja na przydatne linki, pod którymi Internauci znajdą więcej informacji na dany temat. To także sposób na umieszczenie tzw. call to action (np. w postaci zapisu na konferencję).

Informacja o firmie (tzw. boilerplate)

Boilerplate to uniwersalna informacja o organizacji, która znajdzie się na końcu każdej Twojej notki. Powinna przekazywać wiadomości najistotniejsze z punktu widzenia osoby, która po raz pierwszy spotyka się z marką. Opisz, czym zajmuje się firma, od ilu lat działa na rynku, co dotychczas osiągnęła i jaką ma misję. Dodaj logo i pełną nazwę przedsiębiorstwa.

Kontakt dla mediów

Obowiązkowa sekcja z danymi kontaktowymi do przedstawicieli przedsiębiorstwa w mediach. Podaj tutaj imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu oraz adres mailowy osoby, do której mogą kierować pytania publicyści, redakcja i pozostali zainteresowani. Jeżeli w kontaktach z mediami korzystasz z usług zewnętrznej agencji – podaj dane jej przedstawiciela.

Na samym końcu dokumentu umieść trzy symbole: „###”. W tekstach dziennikarskich jest to powszechnie stosowane oznaczenie zakończenia treści.

Jak urozmaicić treść komunikatu?

Zastanawiasz się, jak możesz urozmaicić tekst notki? Odkryj 5 praktycznych sposobów, które pozwolą Ci utrzymać uwagę czytelników i wzbudzić w nich jeszcze większe zaangażowanie.

1. Statystyki i dane liczbowe. Użyj potwierdzonych i konkretnych danych w nagłówku, wstępie i rozwinięciu. Wytłuszczone cyferki zadziałają na Internautów jak magnez.
2. Wypunktowania (tzw. bullet points). Już sam widok punktorów i list zachęci Internautów do zapoznania się z treścią. Ich obecność zwiastuje wysoką wartość merytoryczną.
3. Wyróżnienia w tekście. Formatując komunikat, ogranicz się do zastosowania pogrubień i kursywy. Przesadzając z oznaczeniami, dokładasz pracy publicyście i narażasz się na odrzucenie notki.
4. Cytaty i wypowiedzi. Zdobądź i zredaguj krótkie wypowiedzi ekspertów lub czołowych przedstawicieli firmy. Chodzi o interesujący punkt widzenia, który nie pała nadmiernym optymizmem.
5. Materiały multimedialne. Według badań Pressfarm komunikaty zawierające grafiki, zdjęcia lub filmy wideo odnotowują 7-krotnie większe zainteresowanie od notek pozbawionych tych komponentów. Ważne, aby elementy te były zgodne z prawem autorskim i spójne z przekazem. Niech dodają dodatkowej wartości i prezentują produkt, miejsce eventu lub osobę, których dotyczy treść. Wzorowe notki zawierają nie więcej niż jedną lub dwie grafiki.

Optymalizacja notatki pod kątem SEO

Na potrzeby komunikatu przeprowadź krótki research słów kluczowych (tzw. keyword research). Odszukaj frazy, które przyczynią się do lepszego pozycjonowania notki w wynikach wyszukiwania. Koniecznie umieść je w nagłówku. Niech treść dokumentu zawiera także linki zwrotne do Twojej witryny. Do grafik i zdjęć dodaj opisy alternatywne. Dzięki temu Twój komunikat dotrze do jeszcze większej liczby użytkowników.

Pozycjonowanie to dla Ciebie czarna magia? Poznaj naszą ofertę SEO copywritingu!

Kreator notatek, który zaoszczędzi Ci sporo czasu

Prowly to prosty edytor pozwalający na tworzenie angażujących i atrakcyjnych wizualnie komunikatów do prasy. Udostępnia możliwość wysyłania notatek do mediów bezpośrednio z poziomu panelu użytkownika. Aplikacja oferuje 7-dniowy bezpłatny okres próbny. Zachęcamy do zapoznania się z programem!   

Rodzaje i przykłady notatek prasowych

Komunikaty prasowe mogą odnosić się do różnych wydarzeń z życia organizacji. Zadaniem PR-owca jest dostosowanie formy i treści przekazu do rodzaju informacji. Dowiedz się, czego może dotyczyć notatka. Naucz się konstruować komunikaty w zależności od relacjonowanej historii lub zdarzenia. Obejrzyj wzorowe przykłady notatek prasowych z mediów.

Z ostatniej chwili

Najnowsze wiadomości to prawdziwa pożywka dla mediów i najczęściej publikowany typ informacji. W grę wchodzą sytuacje kryzysowe, zajęcie stanowiska, aktualizacje spraw będących w toku, jak i relacje z bieżących przedsięwzięć. Pamiętaj, aby wyróżniać wyłącznie wiadomości ważne z punktu widzenia opinii publicznej.

Przykład: Relacja NASA z obserwacji asteroidy.

Wielkie otwarcia

Doniosłe decyzje oznaczają duże zmiany – dla klientów i partnerów biznesowych. Warto więc poinformować o nich w prasie. Zaliczamy tutaj otwarcia nowych filii, zmianę siedziby przedsiębiorstwa czy też uruchomienie franczyzy. Podaj szczegóły i podsumuj, z czym wiąże się zmiana i jakie ma znaczenie dla interesariuszy.

Przykład: Otwarcie galerii Fort Wola.

Inicjatywy i akcje charytatywne

Wszelkie przedsięwzięcia na rzecz środowiska lub wsparcia fundacji i osób potrzebujących to coś, o czym musisz napisać komunikat. Zadbaj jednak, aby inicjatywa nie wyglądała na wyrwane z kontekstu zagranie piarowe. Uzasadnij ją z punktu widzenia misji Twojego przedsiębiorstwa. Wymień działania podjęte przez firmę i kwotę datków, jaką udało się zebrać.

Przykład: Akcja Auchan na rzecz środowiska.

Nowe produkty

Aktualizacja oferty firmy to kolejna okazja do kontaktu z mediami. Opisz parametry prototypu, wypunktuj technologie i komponenty zastosowane podczas produkcji. Pamiętaj, aby każda ze specyfikacji była rozwinięta o zastosowania i korzyści, jakie z niej wynikają. Opowiedz, co wyróżnia nowy produkt i jakie potrzeby konsumentów ma zaspokajać. Podkreśl jego unikatowość. Pamiętaj tylko, aby do treści notki nie wdarł się język reklamy.

Przykład: Nowe smaki piwa w ofercie Somersby.

Fuzje i przejęcia

Zmiany organizacyjne przedsiębiorstwa, takie jak podział spółki lub fuzja, to zdarzenia, które nie mogą zostać przemilczane. Przygotuj komunikat, w którym wymienisz łączone firmy, nakreślisz kontekst i okoliczności reorganizacji oraz jej skutki dla interesariuszy. Niezbędne wydaje się przytoczenie wypowiedzi osób pełniących stanowiska kierownicze.

Przykład: Finalizacja fuzji Grupy ORLEN i LOTOS.

Wydarzenia

Notki z informacjami o wydarzeniu to sposób na promocję i zdobycie dodatkowych uczestników. Do mediów najczęściej podawane są wiadomości o forach lub targach branżowych. Jeżeli chcesz napisać o jakimś wydarzeniu, skorzystaj z następujących wskazówek.

W opisie wydarzenia uwzględnij jego nazwę, datę i miejsce, czas trwania, notę o organizatorze, informacje o prelegentach, patronach i sponsorach. Wypunktuj główne elementy programu (np. poszczególne przemówienia, spotkanie networkingowe, poczęstunek). Odpowiedz na pytanie, co będzie się działo podczas konkretnego wydarzenia, dla kogo jest dedykowane i dlaczego warto wziąć w nim udział.

Zaproponuj dziennikarzowi udział w evencie. Do notki prasowej dołącz oficjalne zaproszenie na dane wydarzenie (np. konferencję branżową).

Przykład: Zaproszenie na Forum Ekonomiczne od Asseco.

Partnerstwa i współpraca

Publikacja komunikatu o podjęciu współpracy z nowymi partnerami, pozyskaniu kolejnych sponsorów lub ambasadorów marki to niejako usankcjonowanie zawartej relacji. Przyniesie obopólną korzyść obu stronom kontraktu. Zaprezentuj podmiot, z którym podjęto współpracę. Wyjaśnij, dlaczego zawarto układ i kto odnosi z niego korzyści. 

Przykład: Współpraca mBanku i Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy.

Rebranding

Odświeżenie wizualnej identyfikacji to zarówno nowe szanse, jak i wyzwania. Jednym z nich jest uzasadnienie zmiany w mediach i ponowne zbudowanie identyfikacji wśród zainteresowanych. Komunikat prasowy to krok w tym kierunku. Pamiętaj, aby opowiedzieć, jakie dokładnie zmiany zachodzą, jakie założenia i powody za nimi stoją, kiedy wejdą w życie i jak wpłyną na klientów.

Przykład: Rebranding marki 7Up.

Awanse kierownicze i zmiany w zespole

Zmiany na stanowiskach kierowniczych dużych firm uważane są przez media i publicystów za ważne. Powołanie nowego dyrektora generalnego lub prezesa często oznacza zmiany w polityce zarządzania przedsiębiorstwem. Pamiętaj, aby wyjaśnić przyczyny tej zmiany i jej znaczenie dla funkcjonowania organizacji. Umocnij wiarygodność komunikatu, uwzględniając informację biograficzną awansowanego, historię jego kariery i wyróżnienia. Koniecznie zamieść reprezentatywne zdjęcie z jego wizerunkiem.

Przykład: Nowy dyrektor generalny Grupy Carlsberg.

Nagrody i osiągnięcia

Nie ma nic złego w tym, żeby czasem się pochwalić oficjalną nagrodą lub wynikiem sprzedażowym, szczególnie jeśli miałoby to podbudować autorytet przedsiębiorstwa. Ważne, aby komunikat uwzględniał informacje o ceremonii rozdania nagród i przyczyny, dla których to właśnie Twoja organizacja otrzymała nominację. Objaśnij, co to za wyróżnienie i za co jest przyznawane. Jeżeli mówisz o wynikach – zaprezentuj je w liczbach i umieść w przedziale czasowym. Stwórz ich obraz w wyobraźni czytelników.

Przykład: Rekord sprzedaży Shopify w Black Friday.

Odczuwasz niedosyt? Po więcej przykładów informacji medialnych zajrzyj na stronę Polskiej Agencji Prasowej.

Jeżeli ciekawią Cię także notki poradnikowe, znajdziesz ich bez liku na stronie biura prasowego Good One PR.

Sposoby dystrybucji komunikatów

Napisanie komunikatu to dopiero połowa sukcesu. Aby notka mogła zostać opublikowana, musisz najpierw dokonać jej dystrybucji. Poniżej poznasz 4 praktyczne porady, jak skutecznie dotrzeć z informacją do mediów.

1. Zimne wiadomości do mediów i dziennikarzy

Dotrzyj do właściwych publicystów, którzy redagują treści w obszarze Twojej branży i dla tożsamej grupy docelowej. Sporządź bazę magazynów, portali i wszystkich mediów, do których chciałbyś przesłać swój komunikat. Przeszukaj media społecznościowe, takie jak LinkedIn. Możesz także uprościć sobie zadanie, korzystając z płatnej bazy dziennikarzy Instytutu Monitorowania Mediów.

2. Wirtualne biuro WhitePress

WhitePress to wiarygodna platforma do automatyzacji marketingu. Umożliwia założenie i utrzymanie wirtualnego biura prasowego za darmo. Otrzymasz dostęp do bazy ponad 1000 dziennikarzy oraz narzędzi do promocji i badania skuteczności swoich notek. Z pomocą WhitePress poprowadzisz cały firmowy e-PR.

3. Dystrybutorzy komunikatów do mediów

Skorzystaj z zewnętrznych serwisów dystrybucji komunikatów. Zakres oferowanych przez nie usług może się różnić i obejmować dodatkowe funkcjonalności (np. narzędzia do tworzenia notek). Wybierz dystrybutora, który najlepiej spełnia Twoje wymagania. Oto najpopularniejsi z nich: 

• PRDistribution
• eReleases
• Newswire
• PRWeb
• PR.com
• BusinessWire
• PRNewswire
• EINPresswire

4. Współpraca z agencją prasową.

Jeżeli prowadzisz kompleksowe kampanie PR-owe, podejmij współpracę z agencją. Najpopularniejszą, z której pochodzi ponad 70% najważniejszych informacji gospodarczych, jest Polska Agencja Prasowa. Oprócz dystrybucji komunikatów do mediów, PAP zajmuje się przeprowadzaniem wywiadów na zlecenie, organizacją konferencji i obsługą medialną klientów od A do Z.

Jak wysłać notatkę dziennikarzowi?

Odkryj elementy notki istotne z punktu widzenia dziennikarza. Dowiedz się, na co zwrócić uwagę przy sporządzaniu wiadomości e-mail z komunikatem tak, aby przekonać publicystę do współpracy.

Temat i treść wiadomości

• Temat wiadomości mailowej z notką, którą wysyłasz do mediów, powinien odpowiadać schematowi: „Nagłówek komunikatu – informacja prasowa”.
• Zawartość maila ogranicz do zwięzłego streszczenia komunikatu. Napisz krótko, dlaczego Twoim zdaniem miałby zainteresować czytelników. Poproś o jego publikację i podziękuj publicyście za poświęcony czas.
• Pamiętaj, aby na końcu maila znalazła się stopka z Twoim podpisem służbowym, nazwą i logotypem firmy. Jeżeli jeszcze jej nie masz – koniecznie o to zadbaj. 

Lista załączników do maila

Komunikat do prasy

Szablon z treścią notki dodaj jako załącznik do maila, którego zamierzasz przesłać dziennikarzowi. Treść komunikatu będzie podlegała edycji, dlatego zadbaj o odpowiedni format pliku – DOCX lub DOC. PDF, choć jest znany i lubiany, nie ułatwi pracy żurnaliście.

Grafiki i zdjęcia

Chcąc uprościć edycję notki, wszystkie materiały multimedialne prześlij w osobnych załącznikach do wiadomości e-mail. Niech wśród nich znajdzie się także logo Twojej firmy. Przed załadowaniem sprawdź, czy odpowiednio je podpisałeś. Dopilnuj też, aby dotarły do adresata w wysokiej jakości.

Backgrounder release

Pamiętasz czym był boilerplate? To krótka informacja o firmie umieszczona w treści komunikatu. Backgrounder jest jej rozszerzoną wersją. Oprócz samej notatki warto zadbać o szczegółowy opis firmy na 1-2 strony, w którym opowiesz o historii organizacji, jej celach i wizji. Możesz także zaprezentować czołowych przedstawicieli przedsiębiorstwa. Dokument prześlij w osobnym załączniku.

Czas przesłania wiadomości

Na podstawie zaktualizowanych w 2023 roku badań Prowly najlepszym dniem na przesłanie komunikatu jest czwartek. Współczynnik otwarć tego dnia sięga aż 26%. Optymalnym przedziałem czasowym są godziny 10:00-14:00. Publicyści i redaktorzy sprawdzają wówczas nawet jedną trzecią wszystkich wiadomości.

Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia komunikatów

Powyżej dowiedziałeś się już, jak tworzyć wspaniałe notki do prasy. Teraz poznaj błędy, które stanowią przyczynę odrzucenia 90% wszystkich wysyłanych do mediów komunikatów.

• Kontakt z niewłaściwym publicystą lub portalem.
• Próba regularnych publikacji. Kontakty z mediami rządzą się odmiennymi zasadami od digital marketingu. Nie próbuj więc wysyłać komunikatów w identycznych odstępach czasu. Skup się na tym, aby Twoje notki relacjonowały najciekawsze historie i zdarzenia z życia organizacji.
• Niewłaściwy format dokumentu z treścią notki i błędy techniczne.
• Zbyt długie i rozwlekłe relacje. Unikaj rozbudowanych opisów, które nie wnoszą nic wartościowego. Zapamiętaj, dobra informacja to krótka informacja. Standardowa długość notki waha się między 1600 a 3200 znaków ze spacjami. Twój dokument nie powinien zajmować więcej niż dwóch stron A4. 
• Informacje nieaktualne, nieprzydatne lub nie na czasie.
• Subiektywne opinie i treści sprzedażowe.
• Wszelkie błędy ortograficzne lub stylistyczne. Prześlij tekst w pełni poprawny pod względem językowym. Skorzystaj z darmowych programów do autokorekty i upewnij się, czy postawiłeś przecinki tam, gdzie trzeba. Jeżeli chcesz mieć 100% pewność, że Twój komunikat jest przejrzysty i prosty w odbiorze – sprawdź naszą ofertę korekty i redakcji tekstów Copywriter.pl.

Prawo autorskie wobec komunikatów prasowych

Zgodnie z art. 4. § 4 Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim proste informacje prasowe nie stanowią przedmiotu prawa autorskiego. Oznacza to, że

• publicysta, do którego wysłałeś notatkę, ma prawo oddać ją do publikacji pod swoim nazwiskiem,
• każda zainteresowana osoba może wykorzystać ją bez Twojej zgody, np. umieszczając na swojej stronie www.

Skargi na takie działania nie będą prawnie uzasadnione. Z perspektywy firmy jakiekolwiek ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych zawartych w treści byłyby niezrozumiałe. Jest to bowiem w interesie organizacji, aby jak najwięcej osób poznało zawartość tekstu.

Sekcje z informacjami o firmie i kontaktem dla mediów to integralne elementy treści, a zatem nie ma ponadto potrzeby powoływania podstawy prawnej przetwarzania danych. Co za tym idzie, żądanie dostępu do danych przez zainteresowaną firmę byłoby bezzasadne.