Jak napisać e-mail albo list z podziękowaniem? Przykłady i wskazówki

Osoby próbujące praktykować wdzięczność, coraz częściej wstukują w wyszukiwarkę: „Jak napisać podziękowanie?”. A Ty – jesteś wdzięczny? Pewnie myślisz: „Jasne!”. Przecież gdy dostajesz resztę, zakupy albo herbatę, odpowiadasz: „Dziękuję”. Gdy chcesz nieco osłodzić odmowę, odpowiadasz: „Dziękuję”. To samo mówisz, gdy ktoś przepuszcza Cię w kolejce albo przytrzymuje Ci drzwi. Jednak w takich sytuacjach słowo „dziękuję” pada zazwyczaj z automatu, bez zastanowienia. Jest grzeczne i szczere, ale powierzchowne. Wdzięczność to uczucie dużo głębsze, a okazanie go wymaga zrobienia czegoś więcej. Z tego artykułu dowiesz się, jak wyrazić wdzięczność – współpracownikom, rodzinie, przyjaciołom czy klientom.

Kiedy, komu i za co dziękować?

Wdzięczność to coś więcej niż przymus wzajemności – jakaś osoba Ci pomogła, wyświadczyła Ci przysługę czy też wręczyła prezent, więc czujesz się zobowiązany jej odwdzięczyć, np. podarować symboliczne czekoladki albo kawę. Terapeutka i autorka książek, Katarzyna Miller, wyjaśnia, że wdzięczność ma nie tylko wymiar materialny, ale również „deklaracyjny, słowny, a przede wszystkim duchowy”. W pewnym artykule stwierdziła, że „wymuszona wdzięczność nie ma sensu, bo staje się (…) powinnością albo obowiązkiem. To (…) puste gesty czy słowa, ale nie idzie za tym wewnętrzny stan”^[1]. Jeśli słowo „dziękuję” – wypowiedziane czy napisane – ma brzmieć szczerze, a nie tylko robić dobre wrażenie, musi płynąć z serca.

A komu i za co możesz dziękować? Wszystkim ludziom, którzy Cię na co dzień otaczają: partnerce/partnerowi, dzieciom, rodzicom, dziadkom, pracownikom, klientom, członkom zespołu, nauczycielom, wykładowcom, a nawet miłej pani, która przygotowuje Ci kawę na wynos. Dziękujemy za prezent, za pomoc i wsparcie, za współpracę czy za dobrze wykonaną usługę. Do listy warto dodać okoliczności bardziej oficjalne: udział w webinarze, rekrutacji albo konferencji, zamknięcie wspólnego projektu oraz zakończenie lub rozpoczęcie współpracy. W zależności od sytuacji pisemne podziękowanie może przybrać różną formę: krótkiej, formalnej wiadomości tekstowej (wysłanej na adres e-mail lub wręczonej osobiście), ozdobnej karki albo listu.

Skoro już wiesz, że masz na co dzień mnóstwo okazji, aby wyrażać wdzięczność, zobaczmy, jak to robić w konkretnych sytuacjach.

Kiedy napisać list albo e-mail, a kiedy wystarczy krótka notka?

Eksperci z Harvardu^[2] wyjaśniają, że tzw. „thank-you notes” (w wolnym tłumaczeniu „kartki-podziękowajki”), zwłaszcza w dłuższej formie, mogą uszczęśliwić zarówno Ciebie, jak i odbiorcę wiadomości oraz wpływają cementująco na Waszą relację. Jeśli chcesz opisać pozytywny wpływ bliskiej osoby na Twoje życie i wyrazić uznanie, na które „pracowała” przez wiele lat, najlepszą formą będzie e-mail lub list (możesz go nawet osobiście wręczyć i przeczytać na głos). Pisemne podziękowanie (np. takie, które można zostawić rano przy kawie albo wsunąć pod poduszkę) docenią Twoi rodzice, dziadkowie, współmałżonek lub partner czy też wieloletni przyjaciel. To naprawdę miły gest!

Niektórzy traktują nawet tworzenie „podziękowajek” jako hobby (uprawiają np. kaligrafię, scrapbooking). Nie musisz jednak tego robić, jeśli nie chcesz. Dla bliskiej osoby nie ma znaczenia, czy masz ładne pismo albo czy kupisz gotową kartkę.

A kiedy wystarczy krótka notka np. na ładnej, okolicznościowej kartce lub niewielkim bileciku (może nawet w formie elektronicznej)? Jeśli z adresatem łączy Cię stosunek służbowy, możesz śmiało wybrać krótszą formę. Pewna agencja^[3] wymieniła aż 25 różnych powodów do okazania w ten sposób sympatii firmowym kolegom! To również świetny sposób na budowanie relacji biznesowych: z klientami, podwykonawcami czy zleceniodawcami. Kartka zawierająca kilka ciepłych słów wysłana pocztą albo kurierem naprawdę robi wrażenie.

Jak ładnie podziękować w jednym zdaniu? Przykłady

A teraz ściąga z gotowych, jednozdaniowych podziękowań, których możesz użyć w swoim liściku (oczywiście dostosuj je do odbiorcy – personalizacja ma ogromną moc!). To tylko przykłady, inspiracje i pomysły – nie traktuj ich jako zwroty typu „kopiuj, wklej”.

• Chciałbym serdecznie podziękować za Twoją pomoc.
• Z całego serca dziękuję, że przy mnie jesteś.
• Fajnie, że gramy w jednej drużynie!
• Doceniam, że chciałeś mi towarzyszyć w tak ważnym momencie.
• Bycie Twoim przyjacielem to dla mnie zaszczyt.
• Pamiętaj, że niezwykle cenię Twoje poświęcenie.
• Wielkie dzięki za prezent!
• Twoja pomoc była nieoceniona.
• Cieszę się, że mogliśmy współpracować przy tym projekcie.

Zwróć uwagę na to, żeby pisać konkrety! Pochwała powinna pasować do danej osoby, a nie do każdego, komu wpadłaby w ręce Twoja notka.

List oficjalny – struktura

Jeśli chcesz, żeby Twoja wiadomość (zwłaszcza formalna, wysyłana pocztą albo w formie załącznika do maila) wyglądała profesjonalnie, pamiętaj o kilku ważnych elementach.

• W lewym górnym rogu: dane nadawcy.
• W prawym górnym rogu: miejscowość i data, a poniżej dane adresata.
• Na dole: Twój podpis.

Na grafice poniżej znajdziesz dokładną strukturę.

Tego unikaj! Ważna wskazówka, jak napisać podziękowanie

Może Ci się wydaje, że nie umiesz ładnie pisać. Bierze Cię pokusa, żeby wykorzystać wyszperane w sieci aforyzmy? Uważaj, bo to zazwyczaj bardzo oklepane formułki i ich użycie wygląda po prostu sztucznie. Pamiętaj, nie musisz od razu tworzyć hymnów pochwalnych na cześć adresata! A czy podziękowania mogą zawierać jakieś cytaty? Tak, ale weź pod uwagę szerszy kontekst: Kto to powiedział, w jakich okolicznościach i do kogo. Chyba nie chciałbyś podpisać się pod słowami… Hitlera?

To, czego musisz unikać za wszelką cenę, to błędy. Zadbaj o poprawność! Ewentualne pomyłki, literówki czy ortograficzne gafy zazwyczaj wyłapie zwykły program do edycji tekstu (wystarczy wkleić tekst do dokumentów Google). A co, jeśli czujesz, że potrzebna Ci profesjonalna pomoc, bo Twoje podziękowanie jest naprawdę wielkiej wagi (np. wygłosisz je w formie przemowy przed szerszym audytorium, wysyłasz je do wysoko postawionych osób itp.)? Twój brudnopis z przyjemnością wygładzi ekspert z języka polskiego (czyli korektor z serwisu copywriter.pl). Poza tym, choć pisanie takich tekstów to nietypowa usługa copywriterska, na pewno znajdziesz wśród nas chętnych do pomocy.

Pisanie podziękowań w telegraficznym skrócie

Rozumiem, jeśli aktualnie nie masz czasu, żeby zapoznać się z całym artykułem, dlatego wypunktowałam kilka najważniejszych spraw.

Od czego zacząć? Najpierw musisz określić, kim jest osoba, której dziękujesz: Jakie łączą Was relacje? Co lubi? Jak długo się znacie?

Jaką formę wybrać?

• Dla najbliższych: pisana ręcznie kartka lub list.
• Dla przyjaciół/znajomych: kartka okolicznościowa (elektroniczna lub papierowa). 
• Dla osób, z którymi łączy Cię stosunek służbowy lub których nie znasz osobiście: krótka notka (elektroniczna lub papierowa).

Jak pisać?

• Ze szczerego serca, poprawnie i samodzielnie (czyli nie kopiować gotowych tekstów z Internetu).
• Zwięźle i rzeczowo (nie pisz za dużo – szanuj czas Twojego odbiorcy!).
• Indywidualnie, do konkretnej osoby (ważne zwłaszcza w przypadku notek do tych, których znasz).

Źródła:

[1] Kobiecy alfabet: wdzięczność

[2] Giving thanks can make you happier

[3] The Great Recognition: 25 reasons to say thank you at work

Justyna Dystrych( Autorka tekstów i ilustracji )

Justyna Dystrych to doświadczona copywriterka i content writerka oraz autorka ilustracji i graficzka. Z zamiłowania kocia mama.