Facility Management w Twojej firmie? Poznaj 5 trików wspomagających skuteczne zarządzanie obiektem

Ola jest przedszkolanką. Od liceum wiedziała, że będzie pracować z dziećmi. Lubi to. Praca, którą wykonuje, jest jej pasją. Po studiach wynajęła lokal na pobliskim osiedlu i zrealizowała swój cel – otworzyła przedszkole. Świetny biznesplan, zgrany zespół, chętne dzieci i on – lokal. Co Ola powinna wiedzieć o zarządzaniu obiektem?

Czy Facility Management dotyczy jedynie dużych przedsiębiorstw? Nie. Ale niewątpliwie to właśnie one mogą posłużyć tym mniejszym za inspirację. A może Ty, tak jak Ola, możesz wykorzystać wiedzę i doświadczenie innych u siebie? Sprawdźmy!

1.   Obiekt – utrzymanie techniczne, ochrona, systemy przeciwpożarowe

Najczęściej utrzymaniem technicznym obiektu zajmuje się jego administrator. Może to być, jak w przypadku Oli, zarządca budynku. Są jednak pewne obszary, za które odpowiada najemca. Ola musi zadbać o bezpieczeństwo osób przebywających w lokalu. Ale wszelkie kwestie, jak systemy przeciwpożarowe, instalacje elektryczne i sanitarne, a także formy ochrony budynku, są jej obce. Nic o nich nie wie. Od czego powinna zacząć?

Przede wszystkim musi zebrać wszystkie informacje o stanie technicznym lokalu. Dopiero gdy zdefiniuje i opisze każdy element, będzie mogła zaplanować odpowiedzialności. Co to oznacza w praktyce? Za niektóre obszary Ola odpowiada sama (np. stan pomieszczeń sanitarnych), inne musi – raz w roku – zlecić kontroli firm zewnętrznych (np. stan wentylacji), jeszcze inne powinien realizować zarządca budynku (np. przegląd budowlany). To wszystko, wcześniej ustalone i zapisane w umowie najmu (po uprzednim zapoznaniu i za zgodą właściciela budynku), da jej coś, o czym marzy każdy przedsiębiorca – spokojną głowę i plan działania.

2.   Otoczenie – zieleń, place zabaw, wejście, wygląd

Ola wie, że dzieci uwielbiają place zabaw. Do jej przedszkola również przynależy taka przestrzeń. Otoczenie lokalu jest bardzo ważne. Cieszy ją, że rodzice często komplementują i zauważają tak drobne elementy, jak donice z kwiatami czy świeżo odmalowane ściany. Zasada shape as new (z ang. ‘jak nowy’) jest niezwykle ważna. Zadbane otoczenie gwarantuje, że Twój biznes będzie zauważony, nawet przez przechodniów. Jak Cię widzą, tak Cię piszą.

3.   Czystość – porządek w środku, segregacja śmieci, recykling

Początki są trudne. Przez pierwszy rok działalności Ola, razem ze swoimi pracownicami (innymi przedszkolankami), po godzinach, dbała o porządek w lokalu. Większość prac wykonywała samodzielnie. Tylko część z nich zlecała profesjonalistom (jak choćby comiesięczną dezynfekcję). Teraz już wie, że dłużej nie da rady. Potrzebuje większego wsparcia.

Wykorzystując doświadczenie większych obiektów, Ola rozgląda się za firmą sprzątającą. Okazało się, że na rynku istnieje wiele jednoosobowych działalności, świadczących usługi, których poszukuje. Cały proces: wybór odpowiedniego dostawcy, przetarg, umowa B2B, nie różni się zbytnio od formuł stosowanych przez wielkie korporacje. Gotowy wzór daje gotowe rozwiązania.

4.   Przeglądy

Głównym zadaniem Oli jest praca z dziećmi. Jednak wynajmując lokal, nawet tak niewielki jak jej, musi ona zaplanować też działania związane z obsługą obiektu. Należą do nich przeglądy.

Począwszy od tych, których wymaga prawo budowlane, a skończywszy na tych, które wynikają z charakteru prowadzonej działalności. Niektóre leżą po stronie zarządcy budynku. Inne przejmuje najemca. Oczywiście, zawsze może to być kwestia umowna. Choć pewnym standardem jest, że o części działań po prostu trzeba wiedzieć. O czym np.? Jeśli, tak jak Ola, w obrębie swoich działań serwujesz posiłki, musisz liczyć się z wymogami, jakie stawia sanepid. Co więcej, Ola stworzyła własny plac zabaw (wewnętrzny i zewnętrzny). Każdy, z odrębną książką, wymaga innych przeglądów i innych czynności. Najważniejsze jest bezpieczeństwo! Jeśli zapewniasz je innym, zapewniasz je swojemu biznesowi. Na czym polega trik? Nie daj się zaskoczyć. Stwórz dokument / tabelę lub zapisz wszystko w odrębnym notesie. Bądź na bieżąco. Prewencja jest najważniejsza! Wiele możesz zaplanować, jesteś w stanie nawet uniknąć niektórych awarii. Wystarczy skrupulatnie zapisywać, odnotowywać i planować przeglądy każdego, nawet najdrobniejszego elementu. To działa!

5.   Oszczędności – optymalizacja kosztów, zarządzanie zużyciem mediów

Ola liczy się z każdym groszem. Zależy jej na tym, żeby zarabiać. Musi opłacić czynsz, pensje pracowników i swoją. Wydatków jest wiele. Czy może wpłynąć na wysokość opłat i co to ma wspólnego z Facility Managementem?

Otóż, jak się okazuje, może. Zarządzanie obiektem to również optymalizacja kosztów. Na każdym poziomie. Gdzie Ola może szukać oszczędności? Wszędzie tam, gdzie znajduje wydatki. Jeśli comiesięczne opłaty za energię elektryczną są wysokie, warto się przyjrzeć, czy – być może – kilka drobnych trików nie uchroni Oli przed niepotrzebnymi rachunkami. Wystarczy wymienić żarówki na energooszczędne lub np. sprawdzić, czy niektóre przestrzenie nie są oświetlane niepotrzebnie. Powiedzmy, że każdego dnia od godziny 7:00 do 9:00 w przedszkolu jest 5 dzieci. Dopiero później przychodzą kolejne. Co to oznacza? Otóż, że może nie warto włączać światła we wszystkich pomieszczeniach, a jedynie w tych realnie używanych? Co więcej, największe zużycie generuje włączanie i wyłączanie urządzeń. Temu też warto się przyjrzeć. Tu również można znaleźć oszczędności. Nie bój się eksperymentować. Negocjuj umowy, nawet z dostawcami energii, wody czy Internetu. Twój biznes, Twoje możliwości.

Facility Management jest nową, inspirującą i bardzo szybko rozwijającą się dziedziną wiedzy, z dobrodziejstw której skorzystać mogą nie tylko inżynierowie czy technicy. Facility Management jest dla Ciebie! Budynki się zmieniają. Są coraz inteligentniejsze, bardziej skomplikowane. Pozwalają szukać udogodnień i oszczędności dla każdego rodzaju biznesu. Pamiętaj, to one są dla nas, a nie my dla nich.

Napisz w komentarzu, jaki jest Twój sposób na zarządzanie obiektem. Co stanowi dla Ciebie największe wyzwanie?